Ein Konzert veranstalten: Was ist zu beachten?

Beim Veranstalten von Konzerten gibt es einige Dinge zu beachten. Nicht nur ein gut durchdachtes Konzept und ausführliche Planung sind entscheidend, auch die zielgerechte Vermarktung und Buchung qualitativ hochwertiger Acts trägt in hohem Maße dazu bei, dass ein Konzert erfolgreich wird. Insbesondere junge Veranstalterinnen und Veranstalter unterschätzen oftmals den Planungsaufwand, der hinter einem solchen Event steckt und wissen über grundlegende und notwendige Details nicht Bescheid.

Ziele der Veranstaltung

Im Vorhinein solltest du die Ziele und den Umfang des Konzertes klar definieren:

• Handelt es sich um einen Club-Gig, eine Tour, eine Veranstaltungsreihe oder wird ein Festival geplant?
• Welche Location passt zu meinem Event? Welcher Club oder welches Gelände passt zur Musik und zur Szene, die ich ansprechen will?
• Welcher zeitliche Rahmen soll eingehalten werden? Ist es ein eintägiges, mehrtägiges oder sogar ein wiederkehrendes Event?
• Handelt es sich um ein kommerzielles Konzert oder dient es Benefizzwecken?
• Wird es eine Indoor- oder eine Outdoorveranstaltung?

Name des Konzerts

Bestenfalls spiegelt der Veranstaltungsname kurz und prägnant wider, wofür die Veranstaltung stehen soll. Folgende Anhaltspunkte können der Orientierung dienen:

• Genre
• Location
• Region
• Thema 
• Acts
• Zeit (Datum, Jahreszeitraum)

Werbung für dein Livemusik-Event

Eine ausgewogene Mischung aus Plakatwerbung, Flyern, Beiträgen in Zeitungen und Fachzeitschriften sowie Onlinekampagnen über Social Media (Instagram, TikTok, Facebook etc.) ist empfehlenswert. Bei größeren Veranstaltungen sind außerdem Berichte oder Werbung in Radio oder Fernsehen eine Option.
Damit auch wirklich Publikum zum Konzert kommt, muss es rechtzeitig beworben werden: Spätestens vier Wochen vor dem Event sollten die Werbemaßnahmen ausgespielt werden, bei größeren Events sogar zwei bis sechs Monate im Voraus.

Konzert anmelden bei der GEMA und der Künstlersozialkasse

Die GEMA kümmert sich darum, dass die Urheberinnen und Urheber der gespielten Musik einen fairen Anteil am Erfolg des Konzertes bekommen. Als Veranstalterin benötigst du daher eine GEMA Lizenz. Die Kosten, die dafür anfallen, kannst du online im GEMA Preisrechner ermitteln und dort die Veranstaltung direkt anmelden. Wichtig: Melde das Konzert bei der GEMA an, bevor es stattfindet, und vergiss nicht, nach dem Konzert die Setlist mit den gespielten Songs einzureichen. Auch das geht unkompliziert im GEMA Onlineportal.

Auch an die Künstlersozialkasse (KSK) müssen unter Umständen Beiträge geleistet werden. Sie bietet Künstlerinnen, Künstlern und Publizierenden, die nach dem Künstlersozialgesetz versichert sind, ähnlichen Schutz wie sozialversicherten Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer. Beachte, dass die Künstlersozialabgabe unabhängig davon fällig wird, ob deine Artists KSK-Mitglied sind oder nicht. Weitere Informationen findest du auf der Website der KSK.

Wie finanziere ich ein Konzert?

Vor der Umsetzung des Konzertes solltest du die Kosten möglichst genau kalkulieren. Eine Übersicht hilft, den Überblick über Einnahmen und Ausgaben zu behalten. Eine Liste möglicher Posten haben wir hier zusammengestellt. Plane am besten auch etwas Puffer für unvorhergesehene Ausgaben ein.

Kosten:

• Location (Club, Festivalgelände)

• Gagen für Künstlerinnen und Künstler
• Personal (Kasse, Tontechnik, Gastronomie, Künstlerbetreuung, Promotion, Pressearbeit, Merchandise)
• Technik
• Ticketing (Vorverkauf, Abendkasse, Ticketdruck, Ticketversand)
• Genehmigungen (Ausschank, Essensverkauf)
• GEMA
• Künstlersozialabgabe
• Werbung (Plakate, Flyer, Radio, TV, Onlinekampagne)
• Eintrittsutensilien (Eintrittsband, Stempel, Geldkassette, Barcode-Scanner)
• Website (Domain, Webhosting, Design, Logo)

Einnahmequellen:

• Ticketverkauf
• Getränkeverkauf
• Essensverkauf
• Standgelder
• Sponsoring
• Fördergelder

Es gibt viele potenzielle Sponsorinnen und Sponsoren. Je nach Veranstaltung können das beispielsweise Banken, Industriebetriebe, Musikhändler, lokale Geschäfte oder ähnliche Unternehmen sein. Wenn du Sponsoren ansprichst, stell am besten den Bezug zur jeweiligen Region und Zielgruppe her. Zudem besteht die Möglichkeit, Fördergelder bei der Initiative Musik zu beantragen – eine Fördereinrichtung für Popmusik und Jazz, die unter anderem von der Bundesregierung, GEMA und GVL finanziert wird.

Sponsoring kann in Form von Geld aber auch als Sach-Sponsoring stattfinden. Hier bieten sich Dienstleister & Unternehmen an, die z. B. deine Bar bestücken oder dir eine der oben genannten Leistungen kostenfrei zur Verfügung stellen.

Besonders wichtig ist es, Budget und Finanzierung frühzeitig zu planen und realistisch abzuwägen, welcher finanzielle Spielraum zur Verfügung steht.

Booking: Die richtigen Bands finden

Folgende Entscheidungsfaktoren sind ausschlaggebend für die Auswahl der richtigen Künstlerinnen und Bands:

• Professionelles Auftreten der Künstler oder Bands (Musikaufnahmen, gepflegte Homepage, Pressefotos, Pressetexte, Videos)
• Referenz (Wettbewerbe, gespielte Konzerte, Touren, Chartplatzierungen)
• Passendes Genre
• Liveperformance
• Fanbase
• Bekanntheitsgrad

Aufgabenverteilung am Konzertabend

Für einen reibungslosen Ablauf des Konzerts ist eine gut strukturierte Aufgabenverteilung unerlässlich. Aus den Helferinnen und Helfern für dein Konzert kannst du beispielsweise folgende Teams bilden:

• Gastronomie (Getränke, Essen)
• Ticketing (Vorverkauf, Abendkasse)
• Buchungsprozesse
• Pressearbeit
• Ton- und Lichttechnik 
• Auf- und Abbau
• Buchhaltung
• Künstlerbetreuung

Fazit: Gute Planung für optimalen Musik-Genuss

Eine strukturierte Planung und Umsetzung ist der Schlüssel zum Erfolg deines Konzerts. Wenn alle beschriebenen Aspekte bedacht sind, können sich Veranstalterinnen, Künstler und Zuschauerinnen ganz auf das konzentrieren, was bei einem Konzert im Mittelpunkt stehen sollte: die Musik.